Formular zur Datenpflege anlegen
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Vielleicht erinnern Sie sich finster, daß auf dem Datenbankfenster unter der Option " Abfragen" die Option " Formulare" folgt.
Das sind die Dinger, mit denen man diese häßlichen Tabellen der Umwelt zugänglich machen kann. Insbesondere sollen die uns bei den Eingaben unterstützen, es kann ja nicht sein, daß man bei einer Gerätetabelle immer eine Liste der Servicefirmen auf dem Tisch liegen haben muß, um deren Nummern auslesen zu können.
Das erste Formular soll die Geräteliste bedienen. In diesem Falle ist es ratsam, sich der angebotenen Hilfe zu bedienen. Deshalb wird diesmal der Assistent geöffnet:
Zunächst werden alle vorhandenen Tabellen und Abfragen angeboten. Hier soll die Tabelle: Geräte zugrunde liegen.
Danach muß festgelegt werden, welche Felder das Formular anzeigen soll:
Diese Auswahl erfolgt mit Hilfe der Pfeilsymbole. Wichtig, alle Nummern gehen den späteren Nutzer nichts an und bleiben deshalb unberücksichtigt. Die verwaltet Access ohne unser Zutun ganz gut.
Es folgen mehrere Fenster mit Fragen, die man nach Geschmack (oder meinetwegen auch ohne Geschmack) beantworten kann. Hier im Beispiel wurde immer nur "Weiter" geklickt. Lediglich der Formularname wurde verändert. Man wird ihn später als Fenstertitel sehen.
Endlich entscheidet man sich für Öffnung des Formulars und sieht dies:
Nun kann man probieren. Man kann Daten verändern; wenn man unten das Sternchen drückt, gibt es ein leeres Blatt für unser neu gekauftes Gerät.
Prüfen Sie auch, was mit der Tabelle geschieht!
Sobald man das Formular verläßt oder im Formular einen neuen Datensatz wählt, werden die veränderten Einträge übernommen! Man kann Access hier nicht überlisten.
Es geht weiter:
Das Formular könnte hübscher aussehen. Und nicht nur, weil es mit Opas alter Drehbank losgeht. Was eindeutig fehlt, ist eine Eingabemöglichkeit für die Servicefirma. Deshalb geht die Arbeit weiter.
Jetzt kommt's dicke: Entwurf wählen (Dreieck oben links!), am unteren Ende des Formularentwurfs mit der Maus Platz schaffen. Links sieht man die Toolbox, in der soll der Zauberstab (oben rechts) aktiviert (umrandet) sein, sonst einmal anklicken. Dann wählt man mit der Maus das Kombinationsfeld, welches im Bild blausa erscheint, und zieht danach im Formularentwurf unter dem letzten vorhandenen Eintrag, hier " Verantwortlicher" mit der Maus ein Rechteck auf.
Mit dem Rechteck kommt man gar nicht recht zuende, schon eilt ein Assistent herbei, der etwas anspruchsvoll ist. Er hilft uns, an der Stelle des Rechtecks die Firmennamen der Servicebetriebe anzuzeigen. Die Abfragen sind teilweise leicht zu beantworten,
klar, der Firmenname soll der Servicetabelle entnommen werden, denn es gibt ihn nur dort.
Nun wird er gewählt,
Es folgt etwas zum Design, das läßt sich schnell beantworten, aber dann kommt die einzig schwierige Karte:
Die Antwort erklärt sich so: Wir wählen unter den Feldern der Tabelle " Geräte" dasjenige aus, in das eingetragen werden soll. Hier nämlich nicht etwa der Name der Firma selber, sondern die Servicenummer SNum.
Dann wählt man " Fertigstellen". Im Formularentwurf muß man nun noch mit der Maus etwas Ordnung schaffen, was nicht leicht geht. Man hat, ohne es zu merken, eine Beschriftung und das eigentliche Auswahlfeld eingefügt. Wenn man sie anklickt, erscheint in der linken oberen Ecke ein großes Quadrat. Dies ist der Ziehpunkt für die Anordnung. Die anderen kleinen Quadrate sind Ziehpunkte zur Größenfestlegung.
Nach dem Wechsel in die richtige Ansicht ("Tabellenansicht") sieht die Sache so aus:
Die Eingabemaske ist nun komplett. Dem Nutzer wird die Servicefirma im Klartext angeboten. Er wählt, in der Gerätetabelle erscheint die Firmennummer.
Wem das Formular immer noch nicht gefällt, dem kann geholfen werden. Nach dem Wechsel in die Entwurfsansicht klickt man den Fenstertitel, danach mit der rechten Maustaste erneut. Es öffnet sich ein Kartenstapel, das Eigenschaftsfenster. Etwas vergrößert, sieht es so aus:
Hier sind einige Einstellungen verändert worden: Bildlaufleisten weg, Trennlinien weg, Rahmenart = keine. Das ergibt dies:
Nicht unbedingt schöner aber schon mal anders. Probieren Sie selbst! Viel Spaß!
Diese Art Eingabeformular wird nun für alle Tabellen angelegt. Denn alle müssen dauernd gepflegt werden bzw. zunächst richtige Daten erhalten.
