Der Normbrief

Gestaltung eines Briefbogens (Geschäftsbrief nach DIN 676)

Vorbemerkung

Der selbst gestaltete Briefbogen als Formatvorlage sollte sich an den Vorschriften der DIN-Norm orientieren, damit er in den handelsüblichen, ebenfalls genormten Fensterbriefumschlägen verwendbar ist. Freiheiten in der Gestaltung kann man sich nehmen, soweit die Lage des Feldes für die Postanschrift nicht verändert wird.
Die Normvorlage, die aus der Schreibmaschinenzeit stammt, muß nicht sklavisch nachgemacht werden. Insbesondere sind die Feldbegrenzungen (also die vielen Striche auf dem Bild) nicht wirklich anzubringen.

Der Briefkopf ("Feld für Briefkopf")

Der Briefkopf ist das gestalterisch wichtigste Element des Briefes; mit ihm präsentieren Sie sich dem Empfänger. Die Norm DIN 676 sieht für den Normalbrief 45 Millimeter (Sparbrief 27 Millimeter) vom oberen Blattrand vor. Die Briefkopffläche (94,5 beziehungsweise 56,7 Quadratzentimeter) kann für die Selbstdarstellung verwendet werden. Allerdings sollten Sie beim Gestalten des DIN-A4-Blattes darauf achten, eine Randzone von mindestens einem halben Zentimeter frei zu lassen. Sonst kann es beim Drucken zu Problemen kommen. Speziell Laserdrucker reservieren sich Ränder, auf denen nicht gedruckt werden kann. Wenn das Druckerhandbuch nicht verfügbar ist, hilft das Ausprobieren weiter.

Weil die Gestaltung des Briefkopfes frei ist, ist sie schwierig: Der Kopf kann nur den Absender enthalten, aber ebenso ein Logo, eine Grafik oder ein Word-Clipart. Letztere finden Sie über den Befehl <Einfügen><Grafik>, sofern die Cliparts installiert worden sind. Allerdings sollten Sie genau überlegen, ob die Grafik auch dem Bild entspricht, das der Absender dem Empfänger vermitteln will. Bei Geschäftsbriefen oder auch "amtlichen" Privatbriefen ist es vorzuziehen, auf Schrift zu setzen und sie individuell zu gestalten. Wie bei der Grafik gilt auch hier: Weniger ist mehr. Zwei Schriften reichen vollkommen aus. Verwendet man sparsam die verschiedenen Formatiermöglichkeiten, dann kann das typographische Ergebnis sehr überzeugend wirken.
Bevor die weitere Gestaltung mit Positionsrahmen begonnen wird, ist es ratsam, auf dem Blatt eine größere Zahl von Leerzeilen einzufügen. Es kann sonst geschehen, daß man unterhalb der nun anzulegenden Positionsrahmen keinen Text mehr schreiben kann. Die Kontrolle hat man, wenn der Button einblenden/ausblenden gedrückt ist.

Das Anschriftenfeld ("Feld für Postanschrift") anlegen

Zuerst die Maße: 40 Millimeter hoch, 85 breit; das gilt sowohl für den Spar- als auch den Normalbrief. Die Vorgehensweise ist einfach: Sie fügen zunächst ein Textfeld ein: <Einfügen>< Textfeld>. Das können Sie beliebig groß und an beliebiger Stelle mit der Maus aufziehen. Danach das Textfeld markieren, im <Format>-Menü <Textfeld...> wählen. Auf dem Register ist die Option " Konvertieren in Positionsrahmen ..." versteckt. Diese wählen Sie bitte, denn der Positionsrahmen eignet sich besser für unsere Zwecke. Anschließend kann, wieder über <Format>, aber diesmal <Positionsrahmen...> der letztere genau eingerichtet werden.

Bei Abstandseingaben beziehen Sie sich immer auf "Seite".
Nun muß noch der Rand des Positionsrahmens verschwinden. Dazu gibt es (leider) eine ganze Reihe von Optionen, die hier im speziellen Falle alle funktionieren. Hier kommen Sie weiter, wenn Sie

mit der rechten Maustaste den Positionsrahmen anklicken und dann <Rahmen und Schattierung...> wählen oder
bei markiertem Positionsrahmen im Menü

<Format><Rahmen und Schattierung...>

oder

bei wieder markiertem Positionsrahmen in der Format-Symbolleiste

oder

wiederum bei markiertem Positionsrahmen auf der ggf. über <Ansicht><Symbolleisten><Tabellen und Rahmen> erst zu holenden Symbolleiste

Absenderangabe über der Anschrift im Adreßfeld

Die eigene Postanschrift über dem Adreßfeld erspart das Beschriften des Briefumschlags. Dazu schreiben Sie den eigenen Namen, die Straße samt Hausnummer und den Ort einschließlich Postleitzahl hinein. Am besten trennen Sie die Angaben durch zwei Leerzeichen mit einem dritten Zeichen in der Mitte - das kann ein Bindestrich sein oder das Sternchen auf der Tastatur. Alternativ können auch andere Zeichen verwendet werden, die über den Befehl <Einfügen><Sonderzeichen...> geholt werden.
Diese Absenderzeile sollte man auf 6 bis 8 Punkt Größe formatieren; größer wirkt sie zu protzig, kleiner ist sie schlecht zu lesen. Dazu markieren Sie alles und stellen über <Format><Zeichen...> den Schriftgrad ein.
Nun kann (kann heißt kann, nicht muß!) diese Absenderangabe mit einem Strich gegen die Adresse selbst abgegrenzt werden. Man kann den Text unterstreichen, der Strich endet dann aber auch mit dem Text. Alternative ist: Die ganze Textzeile markieren, einschließlich Absatzmarke, die man dazu evtl. erst einschalten muß. Danach gelingt es mit der Rahmenoption den unteren Rand eines gedachten Textrahmens zu zeichnen. Dieser Strich geht über die ganze Breite des Positionsrahmens.

Die Anschrift

In die oberste freie Zeile des Anschriftenfeldes kommt die Versandart (etwa Einschreiben). Nach einer Leerzeile beginnt die eigentliche Adresse mit Name, Straße und Hausnummer. Vor der Zeile mit Postleitzahl und Ort ist eine weitere Leerzeile einzufügen. Der Ort muß nicht fett geschrieben werden; nur bei Briefen ins Ausland empfiehlt die Gelbe Post, den Bestimmungsort in Großbuchstaben zu schreiben.
Es empfiehlt sich, die Anschriftenzeilen durch Absatzmarken (Return-Taste) anzulegen und die Absatzmarken mit der gewünschten Schriftgröße (12 bis 14 Punkt) und ggf. dem Schriftattribut "Fett" zu formatieren. Dann genügen später die Pfeiltasten zum Zeilenwechsel.

Die Leitwörter

Die Zeile unter dem Anschriftenfeld enthält Leitwörter. Das sind Phrasen wie ,,Ihre Zeichen", ,,Ihre Nachricht vom", ,,Unser Zeichen" und ,,Datum". Leitwörter wirken sehr geschäftlich und wichtig, sind aber nicht zwingend notwendig. Wer es schön findet, kann auch seinem privaten Briefbogen die Leitwörter mitgeben. Die Leitwörter stehen exakt 8,5 Millimeter unter dem Positionsrahmen für das Anschriftenfeld, damit sie sich oberhalb der Faltung befinden. Auch die Leitwörter werden mit Hilfe von Positionsrahmen auf dem Briefbogen fixiert. Dazu wird vorgegangen wie beim Adressfeld. Die Positionen, horizontale Position für den ersten Rahmen: 2,4 cm vom Seitenrand, vertikale Position: 9,85 cm (oder 8,05 cm für den Sparbrief) von "Seite", Höhe wird auf "automatisch" gestellt, sie paßt sich dann von selbst der Schriftgröße an. Alles muß wieder verankert werden.
Die Texteinträge werden vorgenommen und formatiert. Anschließend können über <Format><Tabulator...> Tabulatoren auf die Positionen des Beginns der erforderlichen Texteinträge gesetzt werden. Wenn das Datum in die Leitwörterzeile eingeordnet wird, kann es mit <Einfügen><Datum und Uhrzeit> nach Wunsch automatisch eingesetzt werden. Wichtig ist, die Entscheidung, ob das Datum aktualisierbar sein soll. Aktualisieren heißt: Bei jedem Aufruf des Briefformulars wird das gültige Tagesdatum eingesetzt. (Nicht geeignet für Archivierungszwecke!)

Betreff und Anrede

Die Position des "Betreffs" ist in der Norm DIN 5008 festgelegt. Sie regelt die Standardbeschriftung eines Briefbogens. Der Betreff steht drei (Schreibmaschinen-)Zeilen unterhalb der Leitwörterzeilen. Der Betreff steht heutzutage allein und nicht mehr hinter ,,Betreff" oder ,,Betreffs:". Um den Grund des Schreibens deutlich hervorzuheben, können Sie die Betreffzeile auch fett drucken.

Die Anrede im Brief steht nach zwei weiteren Leerzeilen in der dritten Zeile unterhalb des Betreffs. Die üblichen Floskeln wie ,,Sehr geehrte Damen und Herren" oder ,,Lieber Hans" schließen mit einem Komma ab. Anreden wie ,,Sehr verehrte Damen, sehr geehrte Herren" sind überholt. Ebenso überholt wie die ,,Verehrung" ist der Abschluß der Anrede mit einem Ausrufezeichen.

Faltmarken

An den Faltmarken erkennen Sie, wo der Briefbogen zu falten ist, damit er in normgerechte C6- oder C5-Briefumschläge paßt.

Die Faltmarke für den Normalbrief befindet sich 10,5 Zentimeter (Sparbrief 8,7 cm) unterhalb des oberen Blattrandes.
Wer will, kann eine zweite Faltmarke (bzw. Mittenmarkierung für den Locher) auf 14,85 Zentimeter setzen; sie erleichtert es, den Brief für einen DIN-C5 Umschlag zu falten.
Eine zweite Markierung für die C6-Faltung steht 19,2 Zentimeter unter dem oberen Blattrand.

Die Markierungen werden - wie schon andere Elemente des Briefbogens - per Positionsrahmen festgehalten. Die genauen Werte des Positionsrahmens sind Textfluß: umgebend, horizontale Position: 0,5 cm vom Seitenrand (Einstellung "Seite"), vertikale Position: wie oben angegeben, Größe (Breite: 0,4 cm, Höhe: 0,02 cm). Die anderen Werte müssen nicht geändert werden - sie entsprechen den Vorgaben; die Höhe ist der kleinste Wert, den Sie mit Mausklicks erhalten.
Der Wert für die horizontale Position wird auf 0,5 Zentimeter gesetzt, weil die meisten Laserdrucker nicht näher am Rand drucken können.

Geschäftsangaben in der Fußzeile

Für die Geschäftsangaben stehen nach der Norm die letzten 17 Millimeter des Blattes zur Verfügung. Für Privatbriefbögen können sie entfallen. Die Gestaltung ist nicht vorgeschrieben.

Speichern

Der fertiggestellte Briefbogen wird als Formatvorlage gespeichert. Dazu muß im Fenster, das nach <Datei><Speichern> erscheint, unter " Dateityp" die " Dokumentvorlage (*.dot)" gewählt werden. Der einzutragende " Dateiname" sollte erkennen lassen, daß es sich um den "amtlichen" Firmenbogen handelt.
Nach diesen Einträgen steht unter " Speichern in" der Vorlagenordner als vom Programm gewünschter Speicherort. Der wäre für den eigenen Rechner deshalb richtig, weil dann bei Öffnung eines "Neuen Dokuments" die Vorlage in der Vorlagenübersicht erscheint und die Dokumentvorlage nur aus dem Vorlagenbereich heraus nutzbar ist.
Für die Arbeit im Rechnernetz muß allerdings sichergestellt werden, daß die Vorlage im Speicherbereich des Nutzers (Laufwerk H:) gesichert wird.

Nutzung

Die Formatvorlage muß für die Verwendung auf den Netzrechnern eigens aus dem eigenen Speicherbereich in den Vorlagenordner kopiert werden. Unter <Datei><Neu...> erscheint die Dokumentenvorlage dann auf der Karte " Allgemein" des Registers der Vorlagen. Man darf sie nicht als Dokumentenvorlage laden, weil sie sonst später nicht mehr als Dokument speicherbar ist.
Alternativ kann für die Arbeit im Netz aber ein anderer Weg gewählt werden.
Speichert man die Dokumentenvorlage nur als Dokument (Kennung .doc), dann kann sie später von überall her geladen werden.
Speicherung nach Bearbeitung des Dokuments darf allerdings nur mit <Datei><Speichern unter...> und unter Veränderung des Namens erfolgen, damit das Vorlage-Dokument nicht überschrieben wird.