Serienbrief

Einleitung

Serienbriefe helfen, Büroarbeiten zu automatisieren. Ihre erstmalige Nutzung ist etwas anstrengend. Zwar wird man durch einen Assistenten unterstützt, trotzdem verwirrt die Vielfalt der Optionen. Als Starthilfe hier ein "Kochrezept".

Absicht äußern, einfach beginnen

Word starten. Es öffnet sich ein leeres Blatt. Im Menü <Extras><Seriendruck...> wählen.
Der "Seriendruckmanager" läßt einem (außer " Abbruch") zunächst keine Wahl:

Hauptdokument: Erstellen.
Jetzt kommt die erste Frage, was für ein Dokument. Wir wählen: Serienbrief
Nächste Frage ist, ob eine neues Dokument oder vorhandenes, das vorhandene ist ausreichend leer: "Aktives Fenster" wählen.
Jetzt kommt die erste Gelegeneheit zu einem folgenschweren Fehler, das wäre nämlich, jetzt "Bearbeiten " zu wählen.
Gehen Sie lieber erst über zu

Datenquelle: Daten importieren Daß man nicht importieren kann, was nicht im Angebot ist, ist leider wahr. Aber es kommt nicht so schlimm: Man kann sogleich "Datenquelle erstellen..." wählen.

Wichtig zu verstehen, Feldnamen bezeichnen Arten von Daten, vorgewählt ist alles, was rechts im Fenster steht. Man muß also mit der Maus erstmal Ordnung schaffen. (Unerwünschten Feldnamen anklicken, " Feldnamen löschen" wählen). Was übrig bleibt, gilt.
Wenn die Feldnamen komplett sind, " OK".
Jetzt kommt ein " Speichern unter"-Fenster. Die Datenbasis soll so gesichert werden, daß sie später wiederzufinden ist. Deshalb bitte nicht "xxx.doc" oder "test.doc", besser wären z.B. "Verwandte.doc" oder "Lieferanten.doc". " Speichern in:" dort muß der eigene Arbeitsordner stehen
Jetzt wieder eine Fangfrage, deren falsche Beantwortung diesmal nicht so schlimme Folgen hat, bearbeiten sie lieber erst die Datenquelle!
Danach dürfen Sie mit Hilfe einer Datenmaske einen Datenvorrat erstellen, zum Probieren reichen etwa 5 komplette Datensätze. Nach OK landen sie ohne weiter Warnung im sogenannten Hauptdokument, ihrem erst noch zu schreibenden Brief.

Brief schreiben

Wie man einen Brief schreibt, erkläre ich ausnahmsweise nicht. Es gibt eine neue Menüzeile:

Daran ist zunächst interessant der Bereich " Seriendruckfeld einfügen", denn er läßt die Auswahl unter den zuvor angelegten und mit Daten gefüllten Feldern zu. Überall dort, wo variable Daten erscheinen sollen, fügt man aus diesem Angebot das Passende ein. Es erscheinen in Ihrem Schreiben nun geklammerte Feldnamen an den Stellen, an denen variable Einträge erforderlich sind.
Die Formatierung, die Sie ihrem Brief mitgeben wollen, müssen Sie so ausführen, als stünde der richtige Text da. Also, wenn der Ort groß und fett gedruckt werden soll, formatieren sie das Seriendruckfeld «Ort»entsprechend.
Sobald Seriendruckfelder eingefügt sind, wird der dritte Button von links " ABC" aktiv. Der Button funktioniert wie Nachttischlampe, an aus an... Button drücken bringt Erleuchtung,

jetzt kann man mit dem folgenden Datei-Steuerelement (schon mal gesehen? Wenn nicht, Ausprobieren!) durch die Reihe der noch unfertigen Briefe blättern und beginnt zu ahnen, wie die Sache gedacht ist. Wahrscheinlich entdeckt man noch Fehler, wie fehlende Leerzeichen im Umfeld der Seriendruckfelder etc.
Die übrigen Buttons darf man ruhig testen, benötigt werden Sie erst später.
Und was ist mit dem Button " Bedingungsfeld einfügen"? Den sparen sich Anfänger besser, auch auf die Gefahr, einige der Briefe so nicht abschicken zu können. Den Umgang mit Bedingungen, der hier durch einen Assistenten unterstützt wird, lernt man (muß man lernen), wenn man mit Datenbanken arbeitet.
Deshalb jetzt besser den Brief fertig schreiben.

Brief sichern

Kann sein, der Brief soll später noch verwendet werden; es empfiehlt sich, ihn zu speichern. Bedenken Sie, ein Serienbrief besteht im Prinzip aus dem Brief selbst und der Datenquelle, die eigens angelegt sein kann, wie hier oder natürlich eine bestehende Datenbank sein kann, mit deren Anlage (und Sicherung) Sie nichts zu tun haben.
Wenn Sie sichern, bitte immer auf den Speicherort achten!
Unter den Buttons rechts finden Sie auch die Option:

" Ausgabe in ein neues Dokument". Wenn sie die nutzen, werden alle ihre Briefe nacheinander komplett ausgefüllt und gespeichert. Danach wird die Datenquelle natürlich nicht mehr benötigt. Schlau, wie sie sind, halten Sie das für vorteilhaft. Ist es aber nicht. Denn dieses Dokument ist riesig groß und verspielt den eigentlichen Vorteil eines Seriendruckdokuments, denn es kann auf Veränderungen im Datenbestand nicht mehr reagieren.

Drucken

Es gibt zwei, auch schon beim ersten Versuch interessante Optionen. Sie finden Sie rechts in der Buttonleiste.

Seriendruck an Drucker

Seriendruck

Nutzung einer Formatvorlage

Jetzt wird es entsetzlich schwierig. Wir hatten oben mit einem leeren Blatt begonnen. Wählen Sie stattdessen <Datei><Neu...> und suchen Sie eine Formatvorlage aus. Danach beginnt der Ablauf wie hier geschildert. Das ist alles!