OpenOffice für Anfänger:
Vorlage für einen Fensterbrief nutzen, anpassen oder erstellen

Ohne diese Anleitung auskommen

Wer Anleitungen der folgenden bunten Art nicht mag, dem sei die sehr gute OpenOffice-Hilfe empfohlen. OpenOffice sei künftig der Einfachkeit halber "OO" genannt. Die Hilfe ist in allen OO-Anwendungen verfügbar, deshalb ist es egal, aus welcher heraus man sie aufruft. Wir nehmen hier mal an, der "Writer" sei schon geöffent.

So sieht die Wahl aus.

Man erhält nun das Hilfefenster, sobald man in der "Index"-Karte den Text "Vorlage" beginnt, gerne auch in Kleinbuchstaben, erscheint der volle Text und man kann unter den Optionen für "Vorlage" oder auch für "Vorlagen" wählen. Dabei werden einige Hilfen angeboten, die jeweils einen Hilfetext aber natürlich keine Vorlage anbieten. Unter den Hilfen kann man natürlich lernen, wie man an eine Vorlage herankommt. Wir schaffen das aber hier auch einfacher.

Also wer spezielle Wünsche hat, wähle hier unter den Optionen, das ist allerdings für Anfänger nicht unbedingt die erste Wahl. Für dies haben wir ja die bebilderte Ausgabe im Angebot, mit der es gleich losgeht.

Versuch1: Vorhandene Vorlage nutzen

A. Sie starten mit dem "OpenOffice Startcenter"

Und sehen dies. Je nach dem, auf welche der bebilderten Tasten man drückt, erscheinen unterschiedliche Angebote. Unpraktischerweise drücken wir hier mal auf "Vorlagen". Jetzt weiß OO leider noch gar nicht, was wir tun wollen, eine Datenbank eröffnen, eine Tabellenkalkulation starten oder gar eine Präsentation, nein wir wollen diesmal einen Brief schreiben und übungshalber einen DIN-Brief benutzen und abändern. Deshalb wäre nun "Geschäftliche Korrespondenz" eine gute Wahl.

Später, wenn wir die eigene Vorlage abgespeichert haben, wie das geht, ist hier im letzten Menüpunkt beschrieben, finden wir in diesem Ordner "Meine Vorlagen", staun, staun, die eigenen Werke für die Nutzung.
Wenn man nun auf dem ersten Blatt statt "Vorlagen" sogleich "Textdokument" wählt, erhält man das Fenster mit Briefvorlagen, in dem nun ebenfalls der DIN-Brief erscheint.

Oh Schreck, das Fenster könnte auch anders aussehen. Keinen Angst, einfach weiter im linken Bereich und auf Ordnern herumklicken, bis eine passende Vorlage gefunden ist. Kann ruhig dauern, damit man einen Eindruck davon gewinnt, was man alles im Angebot findet. Denn, was als Vorlage vorhanden ist, kann viel Arbeit sparen!lauter Ordner, also wahrscheinlich viel mehr Vorlagen im Angebot.

Erst, wenn man eine konkrete Vorlage anklickt, wird automatisch der OO-Writer geöffnet und die gewählte Vorlage wird geladen und stünde zur Nutzung bereit.
Das könnte der DIN-Brief sein, den wir hier demnächst verhunzen wollen oder auch ein von vornherein besser passender.

B. OO-Writer ist geöffnet

Das sieht dann etwa so aus:

Erste Anmerkung zu möglichen Komplikationen: Oben rechts sehen Sie in in meinem Bild in der oberen Buttonleiste einen 100%-Eintrag. Der sichert, daß der Brief auf dem Bildschirm etwa der Originalgröße entspricht. Dort könnten auch unpraktischere Werte stehen, evtl. muß man hier ändern: Klick auf das schwarze Dreieck öffnet ein Auswahlfenster, ggf. ist aber für Anfänger mit der Maus zuvor etwas Zielwasser nötig! Sehgeschädigte sollten hier natürlich größere Werte wählen, damit das Schreiben leichter fällt.

Nun weiter: Wir gehen ins Menü <Datei> und wählen dort <Neu>, darauf klicken.

Es erscheint dieses Fensterchen: Hier sind die <Vorlagen und Dokumente>, am unteren Ende gelegen, das Ziel:

Nun erscheint wieder eines der schon bekannten Auswahlfenster, nachdem man auf "Vorlagen" getippt hat. Das könnte dann wieder so aussehen. Diesmal weiß OO ja, daß wir ein Textdokument beginnen wollen, deshalb werden die vielen unzutreffenden Order für andere Bereich des OO-Suite gar nicht erst gezeigt.

Das Ausfüllen der passend gewählten Vorlage überlassen wir diesmal Ihrer Intelligenz (irreführender Ausdruck, es sollte hier besser Routine heißen!) Wenn es Probleme gibt, informieren Sie sich in den folgenden Abschnitten, in denen wir mehr Eigeninitiative brauchen und die nötige Routine erwerben können.

2. Versuch: Vorhandene Vorlage anpassen

Zur Anpassung einer Vorlage wählen wir, der Übung halber, einen schweren Weg: Wir wählen den DIN-Brief. Der ist entweder direkt im Angebot, oder wie im nächsten Bild zusehen, unter "Geschäftliche Korrespondenz".

also die geschäftlichen Briefe und dort findet sich tasächlich, wie oben wieder der DIN-Brief.

Wir wählen den DIN-Brief, um ihn dann für unsere speziellen Zwecke zu vereinfachen. Wer die Vorlagen durchsieht, wird bemerken, daß sie alle eigentlich zuviel enthalten. Deshalb ist es wichtig, sich von überflüssigen Einträgen, wie etwa den Bankdaten in Privatbriefen, zu befreien.

Nun also der DIN-Brief, er sieht im oberen Teil etwa so aus:

Wie sagt der Volksmund: "Der Anschiss lauert überall!" Es könnte sein, nein es ist wahrscheinlich, daß die Darstellungsgröße sich verändert hat. Nun muß, falls gewünscht, oben rechts in der Ecke (die Sache mit dem Zielwasser!) erneut angepaßt werden.

Fangen wir mit ein wenig Forschung an.
Die grauen Kästen sind Rahmen, die man zunächst mal auswählen kann, indem man auf den grauen Strich klickt. Es zeigen sich grüne Punkte, die "Ziehpunkte"heißen.
Übrigens, wichtig zu wissen, wenn man später in einem der Kästen Text verändern oder neu einzutragen will, müssen zunächst die Ziehpunkte verschwunden sein. Das erricht man etwa, indem man neben den Kasten ins Freie klickt. Danach klickt man in den Kasten und erhält dabei einen wabernden senkrechten Strich, der den Ort anzeigt, an dem der nächste Buchstabe erscheinen wird, den man auf der Tastatur tippt.

Zurück zu den vorhandenen grünen Punkten: Über das Menü <Format> <Rahmen> (ganz unten) erhält man ein Fensterchen, das ein Register enthält. Für die blutigsten der Anfänger: Da gab es mal, kurz nach der Steinzeit, als man noch mit "Steilkarteien", also Pappkarten arbeitete und darin etwas Ordnung schaffen wollte, die Registerkarten, die mehrere Abteilungen der Kartei voneinander trennten. Heute klickt man einfach auf die gewünschte Registerzunge, also das, was von einer Registerkarte oben rausguckt. Die Registerkarten heißen hier höchst lichtvoll "Typ", "Zusätze", "Umlauf" usw. Mann/Frau sollte sich die zunächst ruhig mal ansehen, damit man einen Eindruck gewinnt, was sich alles in den Registern an Möglichkeiten versteckt.

Für uns wichtig ist die gezeigte 2. Registerkarte "Zusätze".
Unter dem Mittelbereich "Schützen" müssen die Häkchen bei Position und Größe gesetzt werden, wenn sie es nicht schon sind. Sie sichern den gewählten Kasten gegen ungewollte Verschiebung oder - mit Einschränkungen - Veränderung seiner Abmessungen.

Mit "OK" verläßt man den Kasten.

Übrigens , wenn man einen der Kästen loswerden will, geht das leider nach Markierung mit einfachem Drücken der Taste "Entf": Die Weisheit der Programmierer ist unausstehlich, nein wollte sagen unerforschlich!

Von den vorhanden Kästen sollte man, wenn es denn ein Fensterbrief werden soll, einige unter keinen Umständen entfernen. Dazu das nächste Bild:

Das betrifft die im Bild markierten Kästchen, das Absenderfeld, das Adressfeld und die Minikästchen am linken Papierrand, die man Faltmarken nennt. Diese sind wichtig, damit die Adresse ordentlich im Fenster des Briefes landet.
Die mittlere Marke ist dazu bestimmt, einen Locher richtig anzusetzen, für den Fall, daß der Brief, seiner Wichtigkeit wegen, später ordentlich "veraktet" werden kann und ist eine nette Geste an den Empfänger.

So, nun kann es losgehen!

Fangen wir mit dem Adressfeld an, für halbprivate Briefe (privat an Ämter etc.) würde man hier die Absenderadresse eintragen. Die hier eingetragene Adresse soll natürlich fiktiv sein, wenn ich einen vorhandenen Namen treffe, dann bitte ich um Verzeihung.

Übrigens kann man hier natürlich statt der nüchternen Adresse auch ein Logo, einen Sinn- oder moderner einen Unsinnsspruch oder dergleichen anbringen. Allerding wäre es geschickter, für diesen Fall nicht gerade von der nüchtersten aller Vorlagen, dem DIN-Brief auszugehen. Wir hatten ja anfangs größere Auswahl.

Wenn etwa die Schriftart nicht Ihre Gefallen findet, keine Angst, die läßt sich später noch ändern, wenn wir zum Kapitel "Schönheitspflege" kommen.

Jetzt wichtig, wichtig, das Adressfeld:
Eine Adresse habe ich hier eingetragen, damit man erkennt, wie es im Nutzungsfalle unserer Vorlage etwa aussehen könnte. Für eine Briefvorlage würde man natürlich die Adresse zunächst fortlassen und sie erst bei Bedarf eintragen. Anders ist es mit der Absenderangabe, die bleibt ja, bis zum nächsten Umzug oder der nächsten Gebietsreform gleich.

Dazu einige Anmerkungen.

Es ist gut, wenn die Absenderadresse für die Post mit im Fenster erscheint. Der DIN-Brief, wie ihn OO anbietet, sieht hier eine Schriftgröße von 6 Punkt vor (es handelt sich um das Druckermaß "Punkt", wer mehr wissen will: vgl. Wikipedia), das ist sehr wenig. Vor einer möglichen Veränderung der Schriftgröße muß der Text "markiert", also mit gedrückter linker Maustaste überfahren und danach blau oder schwarz hinterlegt sein. Danach zeigt das Nummernkästchen eine 6. Da die Postangestellte nicht unbedingt ständig Lupen bei sich tragen, sollte man diese Absenderangabe so groß machen, daß sie einzeilig noch gut in des Fenster paßt. In meinem Beispiel sind 8 Punkt eingestellt worden. Diese Absenderangabe sollte sich in der Schriftgröße aber deutlich der Anschrift unterordnen, damit es nicht zu Verwechslungen kommen kann.

Bei Veränderung der Schriftgröße der Absenderangabe im Adressfeld verschieben sich die Einträge der Adresse. Das erfordert später evtl. etwas Anpassungsarbeit: Entfernung unnötiger Leerzeilen oder Einfügung neuer, deren Schriftgröße geeignet manipuliert wird!

So, nun beginnt die schwere Arbeit der Entscheidungen. Natürlich kann man den DIN-Brief nun ausfüllen, wie die Nornmer es sich vor vielen Jahren ausgedacht haben. Wer heute einen Behördenbrief, vielleicht von der Rentenversicherung erhält, wird sofort feststellen, daß der DIN-Brief niemanden mehr interessiert. Das Absenderdatum kann man oft auch nach längerer Suche nicht finden, unterschrieben wird aus Prinzip nicht: "Dieser Bescheid ist maschinell erestellt und deshalb auch ohne Unterschrift und Siegel wirksam." Na, toll. Warum soll man sich dann als privater Bittsteller nicht auch Freiheiten erlauben dürfen?

Anregung 1: Das Datum
Es ist im Privatbriefen seit Jahrhunderten guter Brauch, den Ort und das Datum in die obere rechte Ecke des Briefbogens zu setzen. Dort ist es gut zu finden. Darauf sind die klugen Normer leider nicht gekommen. Seine wir klüger als sie! Wir hatten dort die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse hingesetzt, das muß aber nicht sein. Wie man das macht? Ganz einfach: Im rechten oberen Kasten Platz schaffen: Leerzeilen, dann den Ort eintragen, Komma und nun den eingegrauten Datumsblock mit gedrückter linker Maustaste vom "Zeichen"-Kasten nach obenn ziehen. Leider steht das Ergebnis nun linksbündig. Macht nix: Alles markieren. Sie wissen schon, mit gedrückter linker Maustaste überfahren und wenn es dann dunkel unterlegt ist auf den Button drücken, der in der Menüleiste "Rechtsbündig" anbietet.

Anregung 2: Die "Unser Zeichen", "Ihr Zeichen" - Zeile
Will die noch jemand sehen? Kaum, die Gebräuche haben sich auch im Geschäftsverkehr geändert, die Zeichen stehen ja auf maschinell erzeugten Postverkehr, sollen sich doch die Maschinen über Ihre Kürzel einigen. Also kann dieser ganze Kasten gut entfallen. Das in dem Kasten enthaltene Datum könnte ja an praktischerer Stelle stehen. Also Kasten markieren (auf den Rand klicken, bis die grünen Punkte erscheinen. Dann die "Entf"-Taste der Tastatur drücken, schon ist es geschafft!

Anregung 3: Die "Betreff-Zeile
würde ich nicht löschen. Aber sehr wohl das Wort. Es soll aus der Mode sein. Als ob DIN-Normen von der Mode abhängig wären!
Nein, meist geht es bei Briefen an behörden um einen Vertrag, eine Versicherungsnummer etc. die beim Empfänger begraucht werden, um dem dortigen Computer den Zugang zu genau meinen daten zu ermöglichen. Dies Nummer(n) sollten genau hier erscheinen. Gerne auch fett, eingeleitet mit Ihrem Namen: z.B. "Personalnummer: 08/15" oder "Auftragsnummer: 01/09". Den Kasten kann man nach Markierung mit der Maus auf dem Rand, wobei ein kreuzförmiger Cursor erscheint, verschieben, damit der Raum gefälliger aufgeteilt ist. Fertig!

Alternativ kann man aber auch den freigewordenen Raum für mehr Text nutzen: Erstens das Betreff-Feld nach oben schieben. Dann im Menü <Format> den Menüpunkt <Seiteneinstellungen ...> wählen. Es erscheint wieder ein Registerfenster, diesmal benötigen wir die Registerkarte "Seite"

Da ist der obere Seitenrand von Interesse. Aus 12,8 cm für den oberen Seitenrand, der den Beginn des eigentlichen Textfeldes bezeichnet, könnte so etwas wie 11,5 cm oder so werden. Ausprobieren!

Anregung 4: Kontozeile entfernen!

Wer heute in einem Privatbrief ohne Not seine Kontodaten veröffentlicht, lebt außerhalb der modernen Realität. Die ist ja dadurch gekennzeichnet, daß Verbrechensbekämpfung sich vorwiegend mittels Radargerät oder Infrarotpistole auf der Straße vollzieht. Wer betrügen, stehlen, morden will, hat dagegen gute Karten. Also weg mit der Fußzeile! Das gelingt wieder auf dem schon gerade benutzten Register für die Seiteneinstellungen. Nur diesmal auf der Karte: "Fußzeile"

Hier ist nur das Häkchen für "Fußzeile einschalten" zu löschen. "OK" und die Welt ist in Ordnung.

Anregung - Rettung 5: Die zweite Seite
Wenn man mit diesem veränderten Normbrief mehr Text verschicken will, als auf eine Seite paßt, gibt es eine Komplikation. Sobald man eine zweite Seite öffnet, erscheint im oberen Teil die Anschrift des Schöpfers dieser Vorlage. Die ist nun in unserem Schreiben durchaus entbehrlich.
Was tun?
Dieser Adresstext steht in einer Kopfzeile. Man muß also mit dem Cursor auf dieser zweiten Seite das Menü <Format> und dort <Seiteneinstellungen...> wählen. Die Karte "Kopfzeile" ist die richtige. Einfach den Haken entfernen und fertig ist es.

So, nun ist die Briefvorlage soweit fertig. Es ist eine gute Idee, diese Vorlage nun zu sichern. Dazu gibt es hier einen speziellen Menüpunkt. Auf Wiedersehen dort!

3. Versuch: Fensterbrief selber anlegen

Diesmal geht es los mit einem nackigten Blatt:

Jetzt haben wir viele Möglichkeiten: Beginnen wir mit der allgemeinsten, dem Seitenformat selbst. Dazu wählt man im Menü <Format> den Eintrag <Seiteneinstellungen>:

Es folgt wieder eine Registerseite:

Die man natürlich auch wieder einmal durchwandern sollte. Hier könnten auf der gezeigten Karte etwa die Seitenränder eingestellt werden. Wenn man mit den Einstellungen fertig ist, oder nichts verändern möchte, schließt man das ganze Fenster wieder mit "OK".

Da es in dieser Übung um Fensterbriefbogen geht, gibt es nur eine Notwendigkeit, nämlich das Adressfenster anzulegen. Im Übrigen kann man sich auf dem Blatt frei austoben, dazu bieten andere Übungen weitere Anleitung.

Hier nun die Anlage des Adressfeldes. Dazu benötigt man einen Rahmen, den man sich aus dem Menü <Einfügent> holt, gelegen in der unteren Mitte. Es öffnet sich das Registerfenster, das wir schon bei der Formatierung der Rahmen gesehen haben. Das zeigen wir nun mit den notwendigen Einstellungen:

Damit werden die Eigenschaften des Adressfeldes festgelegt. Die nächste Registerkarte "Zusätze" fixiert das Fenster in Größe und Lage.

Wenn wir damit fertig sind, bleibt nur noch die innere Beschriftung, also der Eintrag der Absenderzeile etwa in Schriftgröße 6-9, die man mit gerne unterstreichen kann (nach Markierung mit der Maus mit dem Button "U" der Buttonleiste.)
Danach stellt man die Schriftgröße wieder auf 12 bis 14 und kann dann die Adresse eintragen. Wenn gewünscht, markiert man am Ende den Ortseintrag und "fettet" ihn ein, mit dem Button "B" (das heißt in bestem Deutsch "Bold = Fett").

So, das wärs. Mehr ist nicht nötig. Der Rest bleibe dem Schönheitsempfinden und dem Formatierungsvermögen des Nutzers überlassen.
Viel Spaß und viel Erfolg!

Erstellte Vorlage sichern

Die mühsam erstellte Vorlage soll nun natürlich für alle Zeiten gesichert und wieder verwendbar sein. Was nun? Sie muß mit einem eigenen Namen unter der Kennung .ott, also als "ODF Textdokumentvorlage" gespeichert werden. Das interessante Problem ist, wohin?
Dazu wählt man im Dateimenü <Datei> <Dokumentvorlage> <Speichern>: Dann zeigt sich das folgende Fenster:

Im linken unteren Fensterchen kann einen Auswahl darüber getroffen, in welchen Ordner die neue Vorlage gespeichert werden soll. "Eigene Vorlagen" erscheint ja erst mal nicht schlecht. Weiter muß die Vorlage einen unverwechslichen Namen erhalten. Hier wurde der Deutlichkeit halber "mein_fensterbrief" als Name eingetragen. Lassen wir ihn mal so gelten. "OK" vollendet die Sache.

Bei späterem Aufruf der allgemeinen Vorlagen erhält man dann so etwas wie folgt:

Der Klick auf den Ordner "Meinen Vorlagen" fördert - nun was? - natürlich unsere eigens erschaffene eigene Vorlage zutage! Wenn man Glück hat, erscheint bei der Vorlagenwahl aus dem "Writer" heraus direkt die eigene, die man am geeignet vergebenen Namen natürlich erkennen können sollte.

Hilfe, bei mir sieht es anders aus, als in der Anleitung! Ja, so etwas kann passieren. Im Zweifelsfall etwas herumklicken.
Jetzt folgt so etwas wie ein Lebensweisheit!
Was der Anfänger begreifen muß, Programme wie die OO-Programme sind Einbahnstraßen nicht ähnlich. Was immer man machen will, es gibt viele Möglichkeiten, den immer gleichen Zweck zu verwirklichen. (Das macht für Profis das Leben leichter, es soll welche geben, die beim Schreiben völlig die Maus beiseite lassen, das geht. Ob man das Profi nennen sollte, lassen wir hier mal unerörtert.) Für den Anfänger, der gerne Bedienabläufe erst mal aufschreiben will, um sie dann auswendig zu lernen, wird das Leben natürlich erschwert, Ein "falscher" Klick und schon ist der auswendig gelernte Bedienfaden gerissen. Deshal ist Mut zum Probieren angesagt. Evtl. findet man den richtigen Weg von allein wieder.

Gleich, wenn Sie gefunden ist, wird sie -durch Klick- geladen, ausgefüllt, dann als fertiges Dokument mit der übliche Dokumentenkennung .odt an den geeigneten Ort gespeichert und natürlich gedruckt, gefaltet, in einen Fensterbriefumschlag eingetütet und verschickt. Briefmarke nicht vergessen!